W wielu frmach od samego początku istnienia mamy dwa obiegi dokumentów - tradycyjny papierowy oraz elektroniczny obieg dokumentów. Oba eseizowane są spontanicznie - paniery wędrują od biurka do biurka, co przy niewielkim biurze nie jest problemem. Dokumenty elektroniczne wędrują pocztą elektrowniczą lub są dostępne na firmowym serwerze lub w internetowej chmurze, na przykład dokumentów Google. Jednak z czasem firma rośnie i używany przez nią elektroniczny obieg dokumentów przestaje wystarczać. Niekiedy wiele osób musi edytować jednocześnie dane. Można to robić e dokumencie googlowego arkusza kalkulacyjnego, ale z czasem to nie wystarczy. To czas na wprowadzenie w firmie wydajnego elektronicznego obiegu dokumentów opartego na wykorzystaniu nowoczesnych baz danych.